Um almoço para convidados íntimos, um jantar servido com coquetel ou uma grande festa com buffet especializado. O que fazer para que tudo ocorra da melhor forma possível ?

Se você deseja uma recepção com perfeição, lembre-se: recepções especiais exijem muito planejamento e constituem-se a maior das despesas de um casamento.

Encontrar o local ideal da recepção não deve ser tão importante quanto a análise daquilo que você deseja e pode. A decisão final vai depender de seu estilo e personalidade, daquilo que você sempre sonhou, o número dos convidados, seu orçamento, a data e a hora do evento.

Descubra qual é seu desejo

Todo homem e toda mulher, planejam o dia de seu casamento com muitas expectativas. Antes de pedir sugestões examine suas próprias expectativas. Anote em sua agenda quais são alguns de seus sonhos para essa ocasião, datando desde que você era uma criança.

Logo após, você e seu prospectivo cônjuge devem alistar todo o planejamento, ou, uma outra pessoa neutra também pode ajudar com este processo. Este é o momento em que o casal começa realmente a falar sobre suas expectativas um com o outro.

"Vá em frente"

Começe a busca pelo local perfeito, que deve, como já dito, incorporar toques pessoais. Se o casal se vê dentro uma grande chácara, com muita música e com os convidados usufruindo de toda infra-estrutura do local, como, por exemplo, piscina e playground, é bom verificar se vocês possuem o "vá em frente", isto é, autorização dos gerentes ou donos do local para isso.

Gaste tempo com os responsáveis

Antes de contratar qualquer serviço, converse muito com o planejador ou responsável pelos serviços. Faça uma série de perguntas para se certificar de que suas vontades serão cumpridas por completo. Determine em detalhes quais são as suas responsabilidades e a da empresa contratada.

Quantos outros eventos esta empresa já executou? Trabalham eles exclusivamente e frequêntemente com isso, ou apenas o fazem exporadicamente?

Tente visitar uma recepção que esta empresa fará antes de seu evento. Deste modo, você poderá certificar-se de como as coisas são feitas e se a qualidade do serviço atende suas expectativas.

Confie, mas previna-se

A flexibilidade dos responsáveis pela sua recepção também é algo a se verificar. Para o exemplo, o cardápio será aberto a suas sugestões? Pode você optar nas decorações? Caso existam áreas da propriedade proibidas a seus convidados, está lá um aviso claro e são as limitações razoáveis? Principalmente em local em céu aberto : mesmo que chova raramente na área, estão preparados o local e os responsáveis no caso de isto aconteçer?

Muitos casais preferiram listar todos os requisitos, que vai desde as músicas até detalhes de posição de cadeiras e mesas e entrega-las ao responsável geral pela recepção. Certifique-se que seja assim.

Tempo - seu maior amigo

O contrário também pode ser verdade. Não é incomum casais procurarem locais para a recepção de 3 a 18 meses antes do envento. O dia e a época influenciam muito se você vai conseguir ou não uma reserva. Por isso, quanto antes melhor, além de que, antecipar-se em alguns meses, lhe ajudará a equilibrar seu orçamento.

Para reservas em dias úteis da semana, tais como as sextas-feiras, além de serem mais fáceis de se obter, geralmente possuem preços mais baixos do que os dias mais procurados, como é o caso dos sabados e domingos. Caso o local que você escolheu não possua o horário disponível que você tanto desejava, deixe notificado este seu desejo ao responsável pela locação. Às vezes, surge este espaço porque outros eventos foram cancelados.

Alimentação e precaução

Verifique com o gerente ou o responsável pelo cardapio do local, para determinar o que será servido. Qual será o cardapio no Jantar ou Buffet? O cardápio é de acordo com a estação do ano?

Note se há entre seus convidados pessoas que possuem dietas especiais, tais como vegetarianos, diabéticos ou pessoas com alergia a certos tipo de comidas. Em caso positivo, confira como chefe de cardápio ou responsável pelo sua recepção se podem acomodar convidados com essas exigências especiais de dieta. Pergunte se há uma taxa extra para este serviço. Muitos serviços de buffets permitem que o casal ou responsável designado, degustem, antes do evento iniciar, a alimentação que será servida aos convidados.

Faça um orçamento realístico

Não despreze pequenos custos ou taxas mínimas em seu orçamento. Algumas empresas cobram o serviço por convidado, outros, oferecem pacotes fechados para um determinada quantidade de convidados, e uma taxa adicional para cada convidado excedente que comparecer.

Compreenda bem essas taxas e o que elas incluem. Solicite a sua autorização ou do responsável designado por você, para que esses serviços adicionais sejam executados. Pergunte o que está incluído no preço final e o que é extra. Por exemplo, pergunte se o serviço de oferecer a champanhe aos convidados ou a limpeza do local após a recepção estão inclusos no preço que lhe foi informado.

Tudo por escrito

Os serviços de buffets respeitáveis emitirão um contrato que cobre todos os detalhes. Leia todas as cláusulas e questione algo que não tenha compreendido plenamente antes de você assinar na linha pontilhada.

A cada mudança que você negocia, não esqueça de exigir a inclusão no contrato, inclusive o novo preço. Tenha bem em mente, que a maioria das empresas de serviços para recepção exigem o pagamento total com antecedência de pelo menos uma semana do evento.

Como cortar custos

Comer e beber faz as pessoas ficarem alegres, mas pode ser duro no seu bolso. Por exemplo, o serviço de bar pode estar aberto para seus convidados tomarem bebidas nobres e de valor relevante. Nós sugerimos que você controle isso. Na primeira hora você pode ter este serviço aberto, mas depois, você poderá encerrar este serviço.

Outras maneiras de conservar seus recursos financeiros no gasto com o alimento incluem limitar a quantidade oferecida de bebidas tais como vinho ou outras bebidas de preços elevados. Também, providenciar acomodação para convidados que venham de outras cidades pode ser um outro detalhe que pode custar caro. Se o local da recepção fornece quartos com taxas acessíveis, contrate esse serviço.

Quando tudo estiver dito e feito

Quando seu grande dia chegar, você não deve se preocupar em controlar e verificar que tudo esteja ocorrendo como planejado. Deixe isso para o responsável contratado ou que você designou.

Qual será agora a chave para se ter uma recepção com perfeição ? Relaxar.

"Se nem tudo ocorreu conforme você planejou, não significa que seu casamento está arruinado". Este dia, não é o dia da perfeição, e sim o dia de seu casamento e apenas o inicio de uma longa e, fazemos votos, feliz união como recém-casados.